Ce que fait votre agent à chaque demande de rendez-vous
- Il demande ce dont la personne a besoin : la prestation, le soin, le contrôle, la table.
- Il lui demande le jour et l'heure qui l'arrangent, et une autre option au cas où.
- Il prend son nom et un numéro de téléphone.
- Il lui répète tout à la fin, pour vérifier qu'il a bien noté.
- Il lui dit que votre équipe va le lui confirmer rapidement.
Si, pendant le même appel, on lui pose une autre question, sur le prix, les horaires ou l'accès, il y répond avec ce qu'il sait de votre activité.
Pourquoi il ne confirme pas lui-même
Parce qu'il ne voit pas encore votre agenda : il ne se connecte pas aux calendriers ni aux logiciels de rendez-vous. Mieux vaut bien noter la demande et que vous la confirmiez vous-même que valider un créneau peut-être déjà pris. C'est pour ça qu'il est conçu pour dire « je vous le note » et « l'équipe vous le confirme », et pas « c'est bon, vous avez rendez-vous ».
Dans votre tableau de bord, cet appel arrive avec le résultat rendez-vous et ses données en ordre : qui c'est, son numéro, la demande et la date souhaitée. Il ne vous reste qu'à appeler ou écrire pour confirmer.
Changer ou annuler un rendez-vous
Il répond aussi aux appels pour changer ou annuler : il demande le nom et le jour du rendez-vous, et dit que vous le confirmerez. Le tableau de bord propose cette règle, prête à ajouter en un clic : « Quand on veut changer ou annuler un rendez-vous → demander son nom et le jour du rendez-vous, et dire qu'on le lui confirmera ».
Réservations de table et de groupe
Dans un restaurant, il fait de même avec les réservations : combien de personnes, quel jour, à quelle heure et à quel nom. Et avec les règles que propose le tableau de bord pour les restaurants, il agit comme vous le voulez :
- Quand on veut réserver pour plus de 8 personnes → prendre son nom, son numéro, le jour et l'heure, et dire que le responsable rappellera pour confirmer.
- Quand on pose une question sur les allergies ou les intolérances → dire que sur place on le renseignera sur chaque plat, et noter l'allergie dans la réservation.
- Quand on demande s'il y a une table pour aujourd'hui → ne pas la promettre : prendre ses coordonnées et dire qu'on le rappellera pour confirmer.
Des règles pour votre agenda
Chaque entreprise gère ses rendez-vous à sa façon, et vous le lui dites avec des règles : « Quand on demande un rendez-vous pour une coloration ou une prestation longue → demander ce qu'il veut faire, pour réserver le temps qu'il faut », ou « Quand on demande une personne précise de l'équipe → le noter dans le rendez-vous et dire qu'on lui confirmera si la personne est libre ». Vous pouvez en créer jusqu'à 20.
Ce qu'il vous laisse de chaque demande
De chaque appel, il note les données que vous choisissez : nom, téléphone, e-mail, motif, n° de client et date souhaitée, plus jusqu'à cinq de votre choix, comme le soin ou l'immatriculation. Vous les corrigez à la main si besoin, vous les filtrez et vous les téléchargez en CSV. Avec un webhook, chaque demande de rendez-vous arrive dans l'outil que vous utilisez dès la fin de l'appel.
Ce que votre agent ne fait pas encore
- Inscrire le rendez-vous dans votre calendrier : il ne se connecte pas encore aux calendriers ni aux logiciels de rendez-vous.
- Envoyer des rappels par SMS, WhatsApp ou e-mail à la personne qui appelle.
- Se connecter à votre numéro : très bientôt. Aujourd'hui, vous le créez et vous l'essayez depuis le navigateur.