1. Créez-le : nom, voix et façon de parler
Vous lui donnez le nom sous lequel il se présentera, vous lui dites quelle est votre entreprise et à quoi il doit servir : accueil, rendez-vous et réservations, commandes, service client ou ventes. Chaque usage change ses priorités pendant l'appel : pour les rendez-vous et réservations, bien noter le jour, l'heure et le téléphone ; pour les ventes, conseiller sans insister et noter qui veut acheter.
Vous choisissez sa voix parmi huit voix natives de sa langue, quatre de femme et quatre d'homme ; en espagnol, avec l'accent d'Espagne. Vous décidez s'il tutoie, sur un ton proche, ou s'il vouvoie, sur un ton professionnel, et vous réglez son débit et son expressivité, de « Plus vive » à « Plus sereine ». Avant d'enregistrer, vous cliquez sur « Écouter » pour entendre son message d'accueil.
Il parle espagnol, anglais, français, allemand ou italien : chaque agent répond dans la langue que vous lui donnez. Un compte peut réunir jusqu'à 10 agents, par exemple un par langue ou un par établissement.
2. Apprenez-lui votre activité : il lit votre site
Vous collez l'adresse de votre site et cliquez sur « Lire mon site ». Voani lit jusqu'à 12 pages (services, tarifs, horaires, contact, questions fréquentes…) et, à partir de ce contenu, l'IA rédige le document de votre agent : tout ce qu'il doit savoir, classé par rubriques. Si vos prix sont dans un PDF, comme une carte ou une grille tarifaire, vous l'importez et il l'apprend aussi.
Ce document est à vous : vous le relisez, le corrigez et le complétez quand vous voulez, et il garde un historique des versions si vous voulez revenir en arrière. Le tableau de bord vous indique les sujets qui manquent (les horaires, l'accès, les prix…) et, avec « Posez-lui une question », vous voyez ce qu'il répondrait avant qu'il ne parle à qui que ce soit. Un même document peut servir à plusieurs agents : si vous le modifiez, tous sont à jour.
Ce qui n'est pas dans son document, il ne l'invente pas, et c'est vous qui choisissez ce qu'il fait : il prend note du nom, du numéro et de la demande pour que vous rappeliez, ou il donne un contact (un e-mail, un téléphone ou votre site).
3. Donnez-lui des règles, des horaires et les données que vous voulez
Les règles sont des instructions avec vos mots, sous la forme « Quand… → dire ou faire… ». Vous pouvez en créer jusqu'à 20, et le tableau de bord vous propose des idées pour votre type d'activité, à ajouter en un clic et à adapter comme vous voulez. Par exemple :
- Quand on demande à parler à une personne → prendre son nom et son numéro, et dire qu'on le rappellera aujourd'hui.
- Quand quelqu'un est en colère ou veut faire une réclamation → l'écouter sans l'interrompre, s'excuser et noter en détail pour qu'on le rappelle.
- Quand un fournisseur ou un démarcheur appelle → prendre son nom, son entreprise et ce qu'il propose, sans s'engager à rien.
Dans Horaires, vous lui indiquez vos heures d'ouverture et comment il répond quand vous êtes fermé : il prend un message, ou il répond quand même, en prévenant que l'équipe n'est pas là. À chaque appel, il connaît le jour et l'heure chez vous, et vous pouvez lui donner un message d'accueil hors horaires, comme l'exemple que vous propose le tableau de bord : « Bonjour, vous avez appelé Clínica Ríos en dehors de nos horaires. Je suis Lucía : je prends votre message et on vous rappelle dès l'ouverture. »
Et vous choisissez les données qu'il recueille à chaque appel : nom, téléphone, e-mail, motif, n° de commande ou de client et date souhaitée, plus jusqu'à cinq de votre choix, comme l'immatriculation de la voiture ou le soin demandé.
4. Essayez-le avant tout le monde
Depuis votre tableau de bord, vous l'appelez dans le navigateur et vous lui parlez comme le ferait un client. L'appel de test apparaît dans Appels avec son résumé, comme les vrais, et il est décompté de votre crédit à la seconde : c'est à ça que servent vos 20 minutes offertes.
Le tableau de bord vous montre ce qu'il lui manque pour être « Prêt à répondre », en six étapes : son nom et votre entreprise, sa voix, son message d'accueil relu, ce qu'il sait, un appel de test et ses horaires. Chaque étape vous mène au bon endroit.
Pas encore de compte ? Avec « Essayez-le avec votre site », sur la page d'accueil, notre IA lit votre site et vous parlez à votre agent d'essai depuis le navigateur, sans vous inscrire.
5. Recevez des appels et consultez ce qu'il vous laisse
Quand on appelle, il répond comme une personne : il écoute, se tait dès qu'on l'interrompt et perçoit si la personne est pressée, agacée ou hésitante, pour adapter ce qu'il dit et sa façon de le dire. Quand on lui dicte un numéro ou un e-mail, il le répète pour le confirmer. Et si on lui demande s'il est une IA, il le reconnaît simplement et continue de l'aider.
Après l'appel, vous retrouvez chacun dans Appels, avec :
- un résumé rédigé par l'IA et ce que vous avez à faire ;
- le résultat (rendez-vous, résolu, pour vous ; ou bien a raccroché, sans conversation ou spam), le motif et l'humeur de la personne ;
- ses données, que vous pouvez corriger à la main ;
- la conversation écrite et l'enregistrement, s'il est activé ;
- ce à quoi il n'a pas su répondre, à ajouter à son document en un clic.
Dans Statistiques, vous voyez combien d'appels il y a eu, pourquoi on a appelé et comment ça s'est terminé, par agent et par rapport à la période précédente, et vous pouvez tout télécharger en CSV. Et pour envoyer chaque appel vers vos outils, un webhook transmet son résumé et ses données à l'adresse de votre choix dès la fin de l'appel.
Ce que votre agent ne fait pas encore
- Il ne fixe pas les rendez-vous dans votre agenda : il les note avec le nom, le téléphone et la demande, et votre équipe les confirme.
- Il ne se connecte pas encore aux calendriers, à WhatsApp ni aux logiciels de gestion ; le webhook, oui.
- Il ne transfère pas l'appel à une personne : il prend note pour que vous rappeliez.
Les prix sont dans Tarifs, et les questions qu'on nous pose le plus dans Questions fréquentes.