1. Créalo: nombre, voz y forma de hablar
Le pones el nombre con el que se presentará, le dices de qué negocio es y para qué lo quieres: recepción, citas y reservas, pedidos, atención al cliente o ventas. Cada uso cambia lo que prioriza en la llamada: en citas y reservas, apuntar bien el día, la hora y el teléfono; en ventas, aconsejar sin presionar y apuntar a quien quiere comprar.
Eliges su voz entre ocho voces nativas de su idioma, cuatro de mujer y cuatro de hombre; en español, con acento de España. Decides si habla de tú, cercano, o de usted, profesional, y ajustas su velocidad y lo expresivo que es, de «más viva» a «más serena». Antes de guardar, le das a «Escuchar» y oyes cómo suena su saludo.
Habla español, inglés, francés, alemán o italiano: cada agente atiende en el idioma que le pongas. En una cuenta caben hasta 10 agentes, por ejemplo uno para cada idioma o uno para cada local.
2. Enséñale tu negocio: lee tu web
Pegas la dirección de tu web y pulsas «Leer mi web». Voani lee hasta 12 páginas (servicios, precios, horarios, contacto, preguntas frecuentes…) y la IA escribe con lo que encuentra su documento: lo que tiene que saber, ordenado por apartados. Si tus precios están en un PDF, como una carta o unas tarifas, lo subes y lo aprende igual.
Ese documento es tuyo: lo repasas, lo corriges y lo amplías cuando quieras, y guarda un historial de versiones por si quieres volver atrás. El panel te dice qué temas le faltan (el horario, cómo llegar, los precios…) y, con «Pregúntale», le haces una pregunta y ves qué contestaría antes de que hable con nadie. Un mismo documento puede servir a varios agentes: si lo cambias, lo saben todos.
Lo que no está en su documento, no se lo inventa, y tú eliges qué hace: toma nota del nombre, el teléfono y lo que necesita para que le llaméis, o da un contacto (un email, un teléfono o tu web).
3. Dale reglas, horario y los datos que quieres
Las reglas son instrucciones en tus palabras, con la forma «Cuando… → di o haz…». Puedes poner hasta 20, y el panel te propone ideas para tu tipo de negocio que añades con un clic y cambias a tu gusto. Por ejemplo:
- Cuando pidan hablar con una persona → toma su nombre y su teléfono, y di que le llamarán hoy.
- Cuando alguien esté enfadado o quiera poner una queja → escúchale sin interrumpir, discúlpate y toma nota con detalle para que le llamen.
- Cuando llame un proveedor o alguien que quiere vender algo → toma su nombre, su empresa y qué ofrece, sin comprometerte a nada.
En Horario le dices cuándo abres y cómo atiende cuando estás cerrado: tomando el recado o atendiendo igual, avisando de que el equipo no está. En cada llamada sabe el día y la hora de tu negocio, y puedes darle un saludo para fuera de horario, como el ejemplo que te propone el panel: «Hola, has llamado a Clínica Ríos fuera de horario. Soy Lucía: te tomo el recado y te llamamos en cuanto abramos.»
Y eliges qué datos recoge de cada llamada: nombre, teléfono, email, motivo, número de pedido o de cliente y fecha deseada, y hasta cinco tuyos, como la matrícula del coche o el tratamiento que piden.
4. Pruébalo antes que nadie
Desde tu panel le llamas en el navegador y hablas con él como lo haría un cliente. La llamada de prueba sale en Llamadas con su resumen, como las de verdad, y gasta de tu saldo por segundos: para eso son tus 20 minutos gratis.
El panel te enseña lo que le falta para estar «Listo para atender», en seis pasos: su nombre y tu negocio, su voz, su saludo revisado, lo que sabe, una llamada de prueba y su horario. Cada paso te lleva a su sitio.
¿Aún no tienes cuenta? Con «Pruébalo con tu web», en la portada, nuestra IA lee tu web y hablas con tu agente de prueba desde el navegador, sin registrarte.
5. Recibe llamadas y mira lo que te deja
Cuando llaman, contesta como una persona: escucha, se calla en cuanto le interrumpen y nota si quien llama tiene prisa, está molesto o duda, para adaptar lo que dice y cómo lo dice. Cuando le dictan un teléfono o un email, lo repite para confirmarlo. Y si le preguntan si es una IA, lo reconoce con naturalidad y sigue atendiendo.
Al colgar, en Llamadas tienes cada una con:
- un resumen escrito por la IA y lo que tienes que hacer;
- el resultado (cita, resuelta, para ti; o si colgaron, no hubo conversación o era spam), el motivo y el ánimo de quien llamó;
- sus datos, que puedes corregir a mano;
- la conversación escrita y la grabación, si la tienes encendida;
- lo que no supo responder, para añadirlo a su documento con un clic.
En Estadísticas ves cuántas llamadas hubo, por qué llamaron y cómo acabaron, por agente y frente al periodo anterior, y lo descargas en CSV. Y si quieres llevar cada llamada a tus herramientas, un webhook manda su resumen y sus datos a la dirección que elijas al acabar.
Lo que todavía no hace
- No da citas en tu agenda: las apunta con nombre, teléfono y lo que piden, y tu equipo las confirma.
- No se conecta aún con calendarios, WhatsApp ni programas de gestión; el webhook, sí.
- No pasa la llamada a una persona: toma nota para que le llaméis.
Lo que cuesta, en Precios; lo que más nos preguntan, en Preguntas frecuentes.