1. Erstellen: Name, Stimme und Sprechweise
Du gibst deinem Agenten den Namen, mit dem er sich meldet, sagst ihm, zu welchem Unternehmen er gehört und wofür du ihn brauchst: Empfang, Termine und Reservierungen, Bestellungen, Kundenservice oder Vertrieb. Je nach Einsatz setzt er im Gespräch andere Schwerpunkte: Bei Terminen und Reservierungen notiert er Tag, Uhrzeit und Telefonnummer genau; im Vertrieb berät er, ohne Druck zu machen, und notiert, wer kaufen möchte.
Seine Stimme wählst du aus acht muttersprachlichen Stimmen seiner Sprache, vier Frauen- und vier Männerstimmen; die spanischen mit dem Akzent Spaniens. Du legst fest, ob er duzt (nahbar) oder siezt (professionell), und stellst Tempo und Ausdruck ein, von „Lebhafter“ bis „Ruhiger“. Vor dem Speichern klickst du auf „Anhören“ und hörst, wie seine Begrüßung klingt.
Er spricht Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch oder Italienisch: Jeder Agent antwortet in der Sprache, die du ihm gibst. In ein Konto passen bis zu 10 Agenten, zum Beispiel einer pro Sprache oder einer pro Standort.
2. Dein Unternehmen beibringen: Er liest deine Website
Du fügst die Adresse deiner Website ein und klickst auf „Meine Website lesen“. Voani liest bis zu 12 Seiten (Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Kontakt, häufige Fragen …), und die KI schreibt aus dem, was sie dort findet, sein Dokument: alles, was er wissen muss, nach Themen geordnet. Stehen deine Preise in einem PDF, etwa in einer Speisekarte oder einer Preisliste, lädst du es hoch, und er lernt es genauso.
Das Dokument gehört dir: Du gehst es durch, korrigierst und ergänzt es, wann du willst, und ein Versionsverlauf hält frühere Stände fest, falls du zurückwillst. Das Dashboard zeigt dir, welche Themen noch fehlen (Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise …), und mit „Frag ihn“ stellst du ihm eine Frage und siehst, was er antworten würde, bevor er mit irgendjemandem spricht. Ein Dokument kann mehreren Agenten dienen: Änderst du es, wissen es alle.
Was nicht in seinem Dokument steht, erfindet er nicht, und du entscheidest, was er dann tut: Er notiert Name, Telefonnummer und Anliegen, damit ihr zurückruft, oder er nennt einen Kontakt (eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder deine Website).
3. Regeln, Öffnungszeiten und die Daten, die du brauchst
Regeln sind Anweisungen in deinen eigenen Worten, nach dem Muster „Wenn … → sag oder tu …“. Du kannst bis zu 20 anlegen, und das Dashboard schlägt dir Ideen für deine Branche vor, die du mit einem Klick übernimmst und nach Belieben anpasst. Zum Beispiel:
- Wenn jemand mit einem Menschen sprechen will → nimm Namen und Nummer auf und sag, dass man heute zurückruft.
- Wenn jemand verärgert ist oder sich beschweren will → hör ohne Unterbrechung zu, entschuldige dich und notier alles genau für einen Rückruf.
- Wenn ein Lieferant oder ein Vertreter anruft → nimm Namen, Firma und Angebot auf, ohne etwas zuzusagen.
Unter „Zeiten“ legst du fest, wann du geöffnet hast und wie er reagiert, wenn geschlossen ist: Er nimmt eine Nachricht auf oder nimmt trotzdem ab und sagt dazu, dass das Team gerade nicht da ist. Bei jedem Anruf kennt er Tag und Uhrzeit bei dir vor Ort, und du kannst ihm eine Begrüßung außerhalb der Zeiten geben, wie das Beispiel, das dir das Dashboard vorschlägt: „Hallo, du hast Clínica Ríos außerhalb der Öffnungszeiten erreicht. Ich bin Lucía: Ich nehme deine Nachricht auf und wir rufen zurück, sobald wir öffnen.“
Und du wählst, welche Daten er bei jedem Anruf erfasst: Name, Telefon, E-Mail, Anliegen, Bestell- oder Kundennummer und Wunschtermin, dazu bis zu fünf eigene, etwa das Kennzeichen des Autos oder die gewünschte Behandlung.
4. Selbst testen, bevor Kunden anrufen
In deinem Dashboard rufst du ihn im Browser an und sprichst mit ihm, wie es ein Kunde tun würde. Der Testanruf erscheint unter „Anrufe“ mit seiner Zusammenfassung, genau wie die echten, und wird sekundengenau von deinem Guthaben abgebucht: Dafür sind deine 20 Gratisminuten da.
Das Dashboard zeigt dir, was ihm noch fehlt, um „Bereit für Anrufe“ zu sein, in sechs Schritten: sein Name und dein Geschäft, seine Stimme, seine geprüfte Begrüßung, was er weiß, ein Testanruf und seine Zeiten. Jeder Schritt führt dich direkt an die richtige Stelle.
Noch kein Konto? Mit „Teste es mit deiner Website“ auf der Startseite liest unsere KI deine Website, und du sprichst mit deinem Testagenten direkt im Browser, ohne Registrierung.
5. Anrufe annehmen und sehen, was er dir notiert
Wenn jemand anruft, antwortet er wie ein Mensch: Er hört zu, verstummt, sobald man ihn unterbricht, und merkt, ob der Anrufer es eilig hat, verärgert ist oder zögert, um anzupassen, was er sagt und wie er es sagt. Diktiert man ihm eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, wiederholt er sie zur Bestätigung. Und fragt man ihn, ob er eine KI ist, sagt er es ganz selbstverständlich und hilft weiter.
Nach dem Auflegen findest du unter „Anrufe“ jeden Anruf mit:
- einer Zusammenfassung der KI und dem, was du tun musst;
- dem Ergebnis (Termin, Gelöst, Für dich; oder ob aufgelegt wurde, kein Gespräch zustande kam oder es Spam war), dem Anliegen und der Stimmung des Anrufers;
- seinen Daten, die du von Hand korrigieren kannst;
- dem schriftlichen Gespräch und der Aufnahme, wenn du sie eingeschaltet hast;
- dem, was er nicht beantworten konnte, damit du es mit einem Klick in sein Dokument aufnimmst.
Unter „Statistiken“ siehst du, wie viele Anrufe es gab, warum angerufen wurde und wie die Gespräche ausgingen, pro Agent und im Vergleich zum vorherigen Zeitraum, und lädst alles als CSV herunter. Und wenn du jeden Anruf in deine eigenen Tools übernehmen willst, schickt ein Webhook nach jedem Anruf Zusammenfassung und Daten an die Adresse deiner Wahl.
Was Voani noch nicht kann
- Termine in deinen Kalender eintragen: Dein Agent notiert sie mit Name, Telefonnummer und Anliegen, und dein Team bestätigt sie.
- Sich mit Kalendern, WhatsApp oder Verwaltungssoftware verbinden; mit dem Webhook geht es schon.
- Anrufe an einen Menschen durchstellen: Er notiert alles, damit ihr zurückruft.
Was es kostet, steht unter Preise; was wir am häufigsten gefragt werden, unter Häufige Fragen.