Er weiß, wann du geschlossen hast
Unter „Zeiten“ legst du fest, wann du geöffnet hast, Tag für Tag und in Zeitblöcken (zum Beispiel von 9:00 bis 14:00 und von 17:00 bis 20:00). Bei jedem Anruf weiß er, welcher Tag und welche Uhrzeit bei dir gerade ist, mit der richtigen Zeitzone, und berücksichtigt das beim Antworten.
Zwei Möglichkeiten, wenn geschlossen ist
Du wählst, wie er sich außerhalb der Öffnungszeiten verhält:
- Nimmt eine Nachricht auf: Er sagt, dass gerade geschlossen ist und wann ihr öffnet, und notiert, wer anruft, die Telefonnummer und das Anliegen, damit ihr gleich nach dem Öffnen zurückruft.
- Nimmt trotzdem ab: Er klärt mit seinem Wissen, was er kann, und sagt dazu, dass das Team gerade nicht da ist und alles Weitere nach dem Öffnen erledigt wird.
Seine Begrüßung außerhalb der Zeiten
Du kannst ihm eine eigene Begrüßung nur für die Zeit geben, in der geschlossen ist, mit bis zu 200 Zeichen, und sie vorher über „Anhören“ probehören. Das Dashboard schlägt dir eine mit seinem Namen und dem deines Unternehmens vor:
„Hallo, du hast Clínica Ríos außerhalb der Öffnungszeiten erreicht. Ich bin Lucía: Ich nehme deine Nachricht auf und wir rufen zurück, sobald wir öffnen.“
Gibst du ihm keine, grüßt er wie immer und weiß trotzdem, dass geschlossen ist.
Was er bei diesen Anrufen tut
- Klärt, was er kann: die Öffnungszeiten von morgen, die Anfahrt, einen Preis oder alles, was in seinem Dokument steht.
- Nimmt eine Nachricht auf: wer anruft, die Telefonnummer und das Anliegen, damit ihr nach dem Öffnen zurückruft.
- Notiert Terminwünsche und Reservierungen mit Wunschtag und Uhrzeit, damit ihr sie bestätigt.
- Folgt deinen Regeln, etwa der, die das Dashboard für Praxen mitbringt: „Wenn jemand sagt, dass er starke Schmerzen hat oder es ein Notfall ist → sag ihm, dass er bei Gefahr den Notruf wählen soll, und nimm seine Nummer für einen schnellen Rückruf“.
Am nächsten Morgen
Wenn du öffnest, findest du jeden Anruf der Nacht in deinem Dashboard, mit Zusammenfassung, nächsten Schritten und den Daten des Anrufers. Was etwas von dir braucht, steht oben unter „Abzuhaken“, und die Anrufe, die du zuerst zurückrufen willst, kannst du markieren.
Feiertage und Urlaub
Die Begrüßung außerhalb der Zeiten richtet sich nach deinem Wochenplan. Feiertage, Urlaub oder einen Tag, an dem ihr aus irgendeinem Grund geschlossen habt, schreibst du in sein Dokument oder in eine Regel, und er berücksichtigt das beim Antworten.
Was Voani noch nicht kann
- Dich sofort benachrichtigen: Dein Agent ruft dich nicht an und schickt dir keine Nachrichten. Dringendes markiert er im Dashboard, und mit einem Webhook bekommst du es direkt nach dem Anruf.
- Anrufe an einen Bereitschaftsdienst oder ein Notfallhandy durchstellen.
- Sich mit deiner Nummer verbinden: kommt schon bald. Heute erstellst du deinen Agenten und testest ihn im Browser.