Was er in deiner Kanzlei tut
- Beantwortet die häufigsten Fragen: welche Unterlagen man für die Steuererklärung oder für die Anmeldung als Selbstständiger mitbringen muss, die Honorare, die du veröffentlichst, und die Bürozeiten, auch die im Sommer oder in der Steuersaison.
- Notiert jeden Terminwunsch und jede Nachricht, mit Name, Telefonnummer, Mandantennummer und Anliegen.
- Steuer- und arbeitsrechtliche Fragen gehen an den Berater: Mit deinen Regeln notiert er sie, statt sie zu beantworten.
- Markiert Dringendes, etwa einen Bescheid vom Finanzamt oder von der Sozialversicherung mit Frist.
Regeln für deine Kanzlei
- Wenn jemand eine steuer- oder arbeitsrechtliche Frage stellt → sag, dass der Berater sie beantwortet, und notier sie.
- Wenn jemand einen Bescheid vom Finanzamt oder von der Sozialversicherung bekommen hat → markier es als dringend und frag nach dem Datum des Schreibens.
- Wenn jemand fragt, wie weit seine Steuererklärung oder sein Anliegen ist → frag nach Namen und Mandantennummer und sag, dass man mit Neuigkeiten zurückruft.
In der Steuersaison keinen Anruf verpassen
Wenn die Steuererklärungen anstehen und die Quartalsmeldungen fällig sind, steht das Telefon nicht still. Voani nimmt die Anrufe an, die dein Team nicht annehmen kann: Dein Agent klärt die üblichen Fragen mit seinem Wissen und notiert dir die übrigen mit Mandantennummer, damit ihr sie der Reihe nach zurückruft. Und weil pro Minute abgerechnet wird, ohne Grundgebühr, zahlst du den Rest des Jahres nur das, was er spricht.
Die Daten jedes Anrufs
Neben Name, Telefonnummer und Anliegen fragt er bis zu fünf eigene Daten ab: die Mandantennummer, das Thema (Steuererklärung, Voranmeldungen, Lohnabrechnung, Jahresabschluss), das Datum des Bescheids oder den zuständigen Berater. Du kannst sie durchsuchen, filtern und als CSV herunterladen.
Was es dich kosten würde
0,13 € pro Gesprächsminute inkl. MwSt., sekundengenau abgerechnet. Ein Beispiel zur Orientierung: 18 Anrufe à 2 Minuten pro Tag an 22 Tagen im Monat ergeben 792 Minuten, also 102,96 € im Monat. Du startest mit 20 Minuten gratis, ohne Karte.
Was Voani noch nicht kann
- Den aktuellen Stand einer Steuererklärung oder eines Vorgangs sehen: Dein Agent greift nicht auf deine Software zu; er notiert alles, damit ihr zurückruft.
- Termine in deinen Kalender eintragen: Er notiert sie, und dein Team bestätigt sie.
- Sich mit dem Telefon der Kanzlei verbinden: kommt schon bald. Heute erstellst du deinen Agenten und testest ihn im Browser.