Was dein Agent bei jeder Terminanfrage tut
- Er fragt, was der Anrufer braucht: die Leistung, die Behandlung, die Kontrolle, den Tisch.
- Er fragt nach dem passenden Tag und der passenden Uhrzeit und nach einer Alternative für alle Fälle.
- Er nimmt Namen und Telefonnummer auf.
- Am Ende wiederholt er alles, um sicherzugehen, dass er es richtig notiert hat.
- Er sagt, dass dein Team den Termin gleich bestätigt.
Fragt der Anrufer im selben Gespräch noch etwas anderes, etwa nach dem Preis, den Öffnungszeiten oder der Anfahrt, beantwortet er das mit seinem Wissen über dein Unternehmen.
Warum er den Termin nicht selbst bestätigt
Weil er deinen Kalender noch nicht sieht: Er ist weder mit Kalendern noch mit Terminsoftware verbunden. Besser, er notiert den Wunsch genau und ihr bestätigt ihn, als dass er eine Uhrzeit zusagt, die vielleicht schon vergeben ist. Deshalb sagt er „Das notiere ich Ihnen“ und „Das Team bestätigt Ihnen den Termin“ und nicht „Sie haben den Termin“.
In deinem Dashboard kommt dieser Anruf mit dem Ergebnis Termin an, die Daten übersichtlich geordnet: wer es ist, die Telefonnummer, das Anliegen und der Wunschtermin. Du musst nur noch anrufen oder schreiben, um ihn zu bestätigen.
Termine ändern oder absagen
Auch Anrufe zum Ändern oder Absagen nimmt er an: Er fragt nach Namen und Tag des Termins und sagt, dass ihr es bestätigt. Das Dashboard hat dafür eine fertige Regel, die du mit einem Klick hinzufügst: „Wenn jemand seinen Termin ändern oder absagen will → frag nach Namen und Tag des Termins und sag, dass es bestätigt wird“.
Tisch- und Gruppenreservierungen
Im Restaurant macht er das Gleiche mit Reservierungen: wie viele Personen, welcher Tag, welche Uhrzeit und auf welchen Namen. Und mit den Regeln, die das Dashboard für Restaurants vorschlägt, handelt er so, wie du es willst:
- Wenn jemand für mehr als 8 Personen reservieren will → nimm Namen, Nummer, Tag und Uhrzeit auf und sag, dass der Chef zur Bestätigung anruft.
- Wenn jemand nach Allergien oder Unverträglichkeiten fragt → sag, dass man im Lokal zu jedem Gericht Auskunft gibt, und notiere die Allergie bei der Reservierung.
- Wenn jemand fragt, ob heute ein Tisch frei ist → sag ihn nicht fest zu: nimm die Daten auf und sag, dass man zur Bestätigung anruft.
Regeln für deine Termine
Jedes Unternehmen vergibt Termine auf seine Weise, und das sagst du ihm mit Regeln: „Wenn jemand einen Termin zum Färben oder für eine lange Behandlung will → frag, was gemacht werden soll, damit genug Zeit eingeplant wird“ oder „Wenn jemand nach einer bestimmten Person im Team fragt → notier es beim Termin und sag, dass man bestätigt, ob die Person frei ist“. Du kannst bis zu 20 anlegen.
Was du von jeder Terminanfrage bekommst
Von jedem Anruf notiert er die Daten, die du auswählst: Name, Telefon, E-Mail, Anliegen, Kundennummer und Wunschtermin, dazu bis zu fünf eigene, etwa die Behandlung oder das Kennzeichen. Du korrigierst sie bei Bedarf von Hand, filterst sie und lädst sie als CSV herunter. Per Webhook landet jede Terminanfrage nach dem Anruf direkt in dem Tool, das du nutzt.
Was Voani noch nicht kann
- Den Termin in deinen Kalender eintragen: Voani ist noch nicht mit Kalendern oder Terminsoftware verbunden.
- Erinnerungen an den Anrufer verschicken, per SMS, WhatsApp oder E-Mail.
- Sich mit deiner Nummer verbinden: kommt schon bald. Heute erstellst du deinen Agenten und testest ihn im Browser.