Il sait quand vous êtes fermé
Dans Horaires, vous lui indiquez vos heures d'ouverture, jour par jour et par plages (par exemple, de 9 h à 14 h et de 17 h à 20 h). À chaque appel, il sait quel jour et quelle heure il est chez vous, avec votre fuseau horaire, et il en tient compte pour répondre.
Deux façons de répondre quand vous êtes fermé
Vous choisissez comment il se comporte en dehors des horaires :
- Prend un message : il dit que c'est fermé et quand vous ouvrez, et note qui appelle, son numéro et ce dont la personne a besoin, pour que vous la rappeliez dès l'ouverture.
- Répond quand même : il règle ce qu'il peut avec ce qu'il sait et prévient que l'équipe n'est pas là, donc ce qu'il y a à faire sera fait à l'ouverture.
Son message d'accueil hors horaires
Vous pouvez lui donner un message d'accueil réservé aux heures de fermeture, de 200 caractères maximum, et l'entendre avant avec « Écouter ». Le tableau de bord vous en propose un avec son nom et celui de votre entreprise :
« Bonjour, vous avez appelé Clínica Ríos en dehors de nos horaires. Je suis Lucía : je prends votre message et on vous rappelle dès l'ouverture. »
Si vous n'en mettez aucun, il accueille comme d'habitude, tout en sachant que vous êtes fermé.
Ce qu'il fait pendant ces appels
- Il règle ce qu'il peut : les horaires du lendemain, l'accès, un prix ou ce qui figure dans son document.
- Il prend un message : qui appelle, son numéro et ce dont la personne a besoin, pour que vous rappeliez à l'ouverture.
- Il note les rendez-vous et les réservations avec le jour et l'heure souhaités, pour que vous les confirmiez.
- Il suit vos règles, comme celle que propose le tableau de bord pour les cabinets médicaux : « Quand quelqu'un dit qu'il a très mal ou que c'est urgent → lui dire d'appeler les urgences si c'est grave, et prendre son numéro pour qu'on le rappelle tout de suite ».
Le lendemain matin
À l'ouverture, vous retrouvez chaque appel de la nuit dans votre tableau de bord avec son résumé, ce que vous avez à faire et les coordonnées de la personne. Ceux qui demandent une action de votre part sont en haut, dans « À traiter », et vous pouvez ajouter aux Favoris ceux que vous voulez rappeler en premier.
Jours fériés et vacances
Le message d'accueil hors horaires suit vos horaires de la semaine. Les jours fériés, les vacances ou un jour de fermeture exceptionnelle, indiquez-les dans son document ou avec une règle, et il en tiendra compte pour répondre.
Ce que votre agent ne fait pas encore
- Vous prévenir sur le moment : il ne vous appelle pas et ne vous envoie pas de messages. Il vous signale l'urgent dans le tableau de bord et, si vous avez un webhook, vous le recevez à la fin de l'appel.
- Transférer l'appel à une permanence ou à un portable d'urgence.
- Se connecter à votre numéro : très bientôt. Aujourd'hui, vous le créez et vous l'essayez depuis le navigateur.